Dresser une liste des coûts simplifie considérablement la tâche
L’idée commerciale est à l’origine de toute création d’entreprise. Quels produit ou service la nouvelle entreprise entend-elle proposer ? Un logiciel sera-t-il développé ? Un service local sera-t-il proposé ? À quels clients la nouvelle entreprise s’adressera-t-elle ? À quels risques financiers l’entreprise sera-t-elle exposée par la suite ? Il s’agit de questions essentielles, en grande partie de nature stratégique.
Mais à court terme, d’autres questions bien concrètes se posent également. Combien coûte la constitution d’une société au Luxembourg ? À combien s’élèvent les frais administratifs ? Quelles dépenses supplémentaires faut-il prévoir ? Les futurs entrepreneurs découvriront ci-après un aperçu des charges les plus courantes auxquelles sont confrontés les créateurs d’entreprise. Si certaines sont incontournables, d’autres varient selon le type d’activité exercé et le statut juridique choisi. Quelle que soit la situation, dresser une liste des coûts est indispensable et simplifie considérablement la tâche.
Différentes formes juridiques
Le capital social nécessaire à l’établissement représente un facteur de coût important. Il se compose des apports en numéraire ou en nature réalisés par les associés dans l’entreprise. Le capital doit être versé sur un compte bancaire ouvert au nom de l’entreprise, puis bloqué jusqu’à la constitution effective de la société. Le montant minimum pour les structures les plus communes au Luxembourg s’élève à :
- 1€ (jusqu’à 12.000€) pour une Société à responsabilité limitée simplifiée (Sàrl-S) ;
- 12.000€ pour une Société à responsabilité limitée (Sàrl) « normale » ;
- 30.000€ pour une Société anonyme (SA) ;
- La création d’une entreprise individuelle ne requiert aucun capital social minimum.
S’il y a des apports en nature (immeubles, machines, etc.) dans le capital social, il faudra prévoir de faire appel aux services (payants) d’un réviseur d’entreprise qui sera chargé d’évaluer leur valeur avant la constitution de la société.
Une autorisation d’établissement est nécessaire pour tout qui souhaite créer son entreprise.
La création a un coût
Au Luxembourg, une autorisation d’établissement est nécessaire afin d’exercer une activité commerciale, artisanale ou certaines professions libérales. Afin de l’obtenir, le jeune créateur d’entreprise doit répondre à des critères d’honorabilité et de qualification, puis s’acquitter d’un droit de chancellerie d’un montant de 24€. En outre, selon la situation de l’entrepreneur, certains documents du dossier de demande sont payants : déclaration de non-faillite devant notaire, inscription au registre des titres de formation, etc.
Le passage devant un notaire est obligatoire pour la constitution d’une Sàrl ou d’une SA. Celui-ci se charge de rédiger les statuts de la société et de les déposer auprès du Registre du Commerce et des Sociétés (RCS). Ses honoraires sont calculés selon le barème de la Chambre des Notaires.
Si la société est constituée par-devant notaire, c’est lui qui se charge des démarches d’immatriculation au RCS, sinon c’est à l’entrepreneur de s’en occuper. Les coûts d’immatriculation sont consultables sur le site du RCS. Ils varient de 10€ à 106€ selon la forme juridique de la société. Il est conseillé de vérifier la disponibilité du nom de l’enseigne commerciale (ou de la raison sociale) avant la constitution en introduisant une demande de « Certificat de disponibilité de dénomination » auprès du Luxembourg Business Registers (LBR). Cette démarche est soumise à des frais administratifs compris entre 4,75€ et 10€.
Depuis 2019, les entreprises immatriculées au RCS doivent enregistrer leurs bénéficiaires effectifs sur le Registre des bénéficiaires effectifs (RBE). Les frais sont fixés par règlement grand-ducal. Cette disposition s’appuie sur une Directive de l’UE visant à lutter plus efficacement contre le blanchiment d’argent, la fraude fiscale et le financement du terrorisme.
Est considéré comme bénéficiaire effectif :
- « toute personne physique qui, en dernier ressort, possède ou contrôle l’entité juridique, ou ;
- toute personne physique pour laquelle une transaction est exécutée ou une activité réalisée. »
Dans le cadre des démarches officielles à effectuer pour créer une entreprise, il ne faut pas non plus oublier qu’un droit fixe d’enregistrement d’un montant de 75€ doit être versé à l’Administration de l’enregistrement, des domaines et de la TVA au moment de la constitution d’une société civile ou commerciale.
Le coût des locaux de la société
Le jeune entrepreneur doit calculer les dépenses liées à la location d’un espace de travail adapté à l’exploitation de son activité. Le coût d’une location est fonction du lieu d’implantation, de la superficie et du type de bien loué (bureau, magasin, atelier, etc.). L’échelle des prix peut aller de 300€ par mois pour la location d’un bureau partagé en périphérie de Luxembourg à plusieurs milliers d’euros pour une boutique ou un local en centre-ville.
Afin de réduire ses dépenses, le jeune dirigeant peut aussi installer son entreprise à son domicile. La démarche est cependant très réglementée : le domicile doit par exemple se situer au Luxembourg.
Les espaces de coworking constituent une alternative intéressante et très prisée par les jeunes entrepreneurs.
Il est également possible de faire appel à l’option intéressante et très prisée que sont les nombreux espaces de coworking du pays, incluant toute une gamme de services à des prix abordables : The Office, Silversquare, Urban Office, Paladium, Bamhaus, Wishbox, Luxembourg City Incubator, etc.
Les dépenses liées à l’installation de l’entrepreneur varient selon la nature de son activité. Elles peuvent se limiter à l’achat de matériel informatique (ordinateur, imprimante), d’un smartphone ou encore de logiciels professionnels pour une activité de prestation de services intellectuels. Mais les frais auront une tout autre envergure s’il s’agit d’aménager un magasin ou d’équiper un atelier. Il faudra alors prévoir les coûts d’aménagement du local, d’éventuels travaux, en plus de l’acquisition de machines, d’outils, de meubles ou de matériel de production. Enfin, l’entrepreneur qui a besoin de stock doit aussi considérer le prix d’achat des marchandises ou des matières premières, ainsi que les frais d’acheminement et/ou d’entreposage.
Outre les dépenses liées à la création et à l’installation de l’entreprise, des charges supplémentaires sont à prendre en compte au moment de démarrer son activité :
- Accompagnement : les honoraires d’un avocat, d’un fiscaliste, d’un conseiller ou d’un consultant pour la réalisation d’une étude de marché, par exemple, afin de mener à bien le projet d’entreprise.
- Banque : les frais de tenue de compte, cotisations pour une carte bancaire professionnelle, location d’un terminal de paiement, etc.
- Comptabilité : la rémunération du comptable selon le volume des missions qui lui sont confiées, dépôt des documents et des données financières auprès du RCS, etc.
- Assurances : la souscription d’assurances : responsabilité civile professionnelle, RC exploitation, protection juridique, assurances spécifiques à l’activité de l’entreprise, etc.
- Protection de la marque : prévoir éventuellement un dépôt de marque auprès de l’Office Benelux de la Propriété intellectuelle (OBPI) ou de l’Office de l’Union européenne pour la propriété intellectuelle (EUIPO).
- Communication : création d’un logo, d’un site internet (incluant l’achat du nom de domaine et l’hébergement), de cartes de visite, de plaquettes commerciales, de campagnes de publicité, etc.
- …
Une fois installé, le dirigeant devra faire face aux charges obligatoires liées à la sécurité sociale et aux impôts.
Dernier point important avant de conclure : une fois installé, le dirigeant devra faire face aux charges obligatoires liées à la sécurité sociale et aux impôts. Elles diffèrent selon le statut juridique de l’entreprise et la présence ou non de salariés.
